Diploma Ministerial n.o 27/2014

de 24 de Julho

Orgânica dos Serviços de Finanças das Estruturas de Pré-

desconcentração Administrativa

Preâmbulo

O  Plano  Estratégico  de  Desenvolvimento  Nacional  para  o período  2011-2030  reconhece  na  Descentralização Administrativa o melhor instrumento para promover um Estado forte, legítimo,  estável  em todo  o  País,  criar  oportunidades para a participação democrática, por parte de todos os cidadãos e  estabelecer  uma  prestação  de  serviços  públicos  mais efectivos,  eficientes  e  equitativos  para  o  desenvolvimento económico e social da Nação. Naquele documento estruturante para as opções de política pública do Estado reconhece – se, no  entanto,  que  a  concretização  da  descentralização

administrativa  requererá  tempo  para  desenvolver  a  nossa capacidade administrativa, através da introdução de sistemas, processos e procedimentos em termos de gestão pública e de governação  democrática  local,  bem  como  para  o desenvolvimento  das  capacidades  dos  recursos  humanos

assegurarem de forma efectiva as funções inerentes à área do tesouro e finanças.

A  Pré-desconcentração Administrativa  constitui  o  primeiro passo para a concretização da descentralização administrativa e  consubstancia  a  primeira  acção  efectiva  de  criação  de

capacidade administrativa local em matéria de gestão financeira.

O  Decreto-Lei  n.o  4/2014,  de  22  de  Janeiro  prevê  que  as Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa disponham de um orçamento próprio, que deverão preparar e gerir nos termos da lei. A responsabilidade pela garantia da legalidade da  execução  do  orçamento  da  despesa  dos  serviços

dependentes do Gestor Distrital recai sobre o Secretário do Gestor que poderá contará com um Serviço de Finanças ao qual incumbe assegurar a programação financeira, a instrução dos  processos  de  execução  do  orçamento  da  despesa,  a documentação  da  execução  do  orçamento  da  despesa  e  a

arrecadação das receitas a que incumba às Estruturas de Pré- desconcentração Administrativa arrecadar.

Perante a multiplicidade de competências que recaem sobre o Serviço de Finanças, importa proceder à organização funcional deste  serviço  de  forma  a  garantir  uma  adequada,  eficaz  e eficiente distribuição do trabalho para promover a boa gestão pública e a produtividade dos serviços da Administração Local do Estado através da optimização da utilização responsável dos recursos financeiros do Estado. Neste sentido, preconiza- se a organização funcional do Serviço de Finanças em quatro unidades  funcionais,  a  saber:  Unidade  de  Programação  e Controlo  Orçamental,  a  Unidade  de  Contabilidade  e Documentação, a Unidade de Receitas Locais e a Unidade de

Tesouraria.

Assim, o Governo, pelo Ministro da Administração Estatal, manda, ao abrigo do previsto no artigo 2.o, d), do Decreto-Lei n.o 7/2013, de 22 de Maio, publicar o seguinte diploma:

 

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.o

Objecto

O  presente  diploma  tem  por  objecto  definir  e  regular  a organização interna funcional dos Serviços de Finanças, das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa.

 

Artigo 2.o

Natureza

Os  Serviços  de  Finanças  são  subunidades  orgânicas instrumentais  das  Estruturas  de  Pré-desconcentração Administrativa.

Artigo 3.o

Missão

Os Serviços  de Finanças têm  por  missão gerir  a  actividade financeira da Estrutura de Pré-desconcentração Administrativa, a revelação contabilística das operações realizadas e garantir

a regularidade financeira, eficiência, eficácia e economia de todos os Serviços compreendidos na respectiva Estrutura de Pré-desconcentração Administrativa,  através  de uma  gestão rigorosa  dos  recursos  financeiros  em  conformidade  com  o quadro legal.

 

Artigo 4.o

Atribuições

Incumbe ao Serviço de Finanças:

Coadjuvar na elaboração da proposta de plano de actividades e de plano de investimento distrital;

Coordenar  a  elaboração  da  proposta  de  Orçamento distrital;

Assegurar uma adequada contabilidade e informação de suporte à tomada de decisões por parte do Gestor Distrital e do Secretário do Gestor Distrital, em razão da competência;

Prestar, com prontidão, os esclarecimentos e informações relativas às sub-unidades orgânicas que lhe sejam solicitadas;

Elaborar pareceres e informações sobre assuntos que sejam da sua competência;

Executar  as  tarefas  que,  no  âmbito  das  respectivas competências, lhe sejam superiormente determinadas;

Preparar o mapa mensal de pagamentos;

Promover balanços à tesouraria;

Promover a arrecadação das receitas distritais;

Emitir certidões de dívida e certidões de não dívida;

Coordenar e controlar toda a actividade financeira do distrito,  designadamente,  do  cabimento  e comprometimento de verbas;

Corrigir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento;

Organizar os processos inerentes à execução do orçamento;

Organizar o relatório anual de contas e o respectivo relatório de gestão;

Manter em ordem a conta corrente com fornecedores e empreiteiros;

Manter actualizada a capacidade de endividamento;

Proceder a todos os registos contabilísticos, em conformidade com as regras vigentes;

Envio das facturas e da notas de débito aos serviços promotores  pela  realização  da  despesa  para  que procedam à conferência das mesmas;

Elaborar a conferência das notas de lançamento necessárias ao controlo dos “stock” e apuramento do custo das mercadorias vendidas e dos materiais consumidos;

Proceder ao envio da informação financeira, em conformidade com as exigências legais;

Elaborar  informação  mensal  relativa  à  execução  do orçamento e do plano distrital de investimento;

Exercer quaisquer outras competências que lhe sejam impostas por lei, regulamento ou decisão superior.

 

Artigo 5.o

Competência territorial

O Serviço de Finanças prossegue as suas atribuições na área do  município  em  que  a  Estrutura  de  Pré-desconcentração Administrativa,  em  que  se  integra,  exerce  as  respectivas competências.

 

CAPÍTULO II

Estrutura e Competências

Secção I

Disposições Gerais

Artigo 6.o

Serviço de Finanças

O  Serviço  de  Finanças  compreende  as  seguintes  unidades funcionais:

Unidade de Programação e Controlo Orçamental;

Unidade de Contabilidade e Documentação;

Unidade de Receitas Locais;

Unidade de Tesouraria.

 

Artigo 7.o

Articulação de Serviços

O Serviço de Finanças actua no âmbito das atribuições e competências  de que  está legalmente  incumbido,  dando cumprimento à legislação nacional.

O Serviço de Finanças coopera e articula as respectivas actividades com os demais serviços das Estruturas de Pré- desconcentração Administrativa  de  forma  a  promover  a sua actuação unitária, integrada e coerente dos serviços.

 

Secção II

Unidade Programação e Controlo Orçamental

Artigo 8.o

Missão

A Unidade de Programação e Controlo Orçamental tem a missão garantir a programação e a gestão financeira da Estrutura de Pré-desconcentração Administrativa,  garantindo  a  correcta execução orçamental, a gestão previsional fiável e sustentada do orçamento distrital.

 

Artigo 9.o

Competências

Incumbe à Unidade Programação e Controlo Orçamental:

Elaborar a proposta de plano de actividades e de plano de investimento distrital, em coordenação com o Serviço de Administração  e  o  Serviço  de  Planeamento  de Desenvolvimento Estratégico Distrital;

Consolidar, numa única proposta de orçamento distrital, as propostas  de  orçamento  dos  Serviços  das  Estruturas  de Pré-desconcentração  Administrativa  e  de  Plano  de Investimento  Distrital,  corrigindo  os  elementos  que  das mesmas constem, sempre que necessário;

Coordenar  e  controlar  toda  a  actividade  financeira  do distrito, designadamente do cabimento e comprometimento de  verbas;

Preparar o mapa mensal de pagamentos;

Organizar os processos inerentes à execução do orçamento;

Prestar ao Secretário do Gestor Distrital e ao Gestor Distrital as informações relativas à existência de dotação orçamental para efeitos de autorização de realização de despesa;

Prestar ao Secretário do Gestor Distrital e ao Gestor Distrital as  informações  relativas  à  legalidade  da  realização  de despesa;

Organizar e manter actualizada a conta corrente com fornecedores e empreiteiros;

Manter actualizada a capacidade de endividamento;

Elaborar informação mensal relativa à execuçào do orçamento distrital e do plano de investimento distrital;

Exercer  quaisquer  outras  competências  que  lhe  sejam impostas por lei, regulamento ou decisão superior.

Seccção III

Unidade de Contabilidade e Documentação

 

Artigo 10.o

Missão

A Unidade de Contabilidade e Documentação tem por missão assegurar  todas  as diligências necessárias à  preparação dos documentos  de  contas,  o  registo  contabilístico  e  a consolidação  de  contas  da  respectiva  Estrutura  de  Pré- desconcentração Administrativa.

 

Artigo 11.o

Competências

Incumbe à Unidade de Contabilidade e Documentação:

Organizar o relatório anual de contas e de gestão da Estrutura de Pré-desconcentração Administrativa;

Proceder a todos os registos contabilísticos, em conformidade com as regras legais vigentes;

Envio  das  facturas  e  das  notas  de  débito  aos  serviços promotores pela realização da despesa para que procedam à conferência das mesmas;

Elaborar a conferência das notas de lançamento necessárias ao  controlo  dos  “stock’s”  e  apuramento  do  custo  das mercadorias e dos materiais consumidos;

Elaborar um balancete mensal a apresentar ao Coordenador;

Exercer  quaisquer  outras  competências  que  lhe  sejam impostas por lei, regulamento ou decisão superior.

 

Secção IV

Unidade de Receitas Locais

Artigo 12.o

Missão

A  Unidade  de  Receitas  Locais tem  por  missão  promover  a cobrança de taxas, preços, rendas ou coimas, que incumba à Estrutura  de  Pré-desconcentração Administrativa  cobrar, instruindo  os  correspondentes  processos  de  liquidação  ou contra-ordenação.

 

Artigo 13.o

Competências

Incumbe à Unidade de Receitas Locais:

Organizar  o  processo  de  liquidação  de quaisquer  taxas, preços  ou  rendas  que  incumba  às  Estruturas  de  Pré- desconcentração Administrativa arrecadar;

Instruir e elaborar as propostas de decisão dos processos de contra-ordenação cuja tramitação e decisão incumbam às Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa;

Emitir as guias de receita correspondentes a taxas, preços, rendas  ou  coimas  que  incumba  às  Estruturas  de  Pré- desconcentração Administrativa arrecadar;

Propor a remessa ao Ministério Público, para execução, das certidões de dívida correspondentes a taxas, preços, rendas ou  coimas  que  incumba  às  Estruturas  de  Pré- desconcentração Administrativa arrecadar;

Desempenhar quaisquer outras competências que lhe sejam impostas por lei, regulamento ou decisão superior.

 

Secção V

Unidade de Tesouraria

Artigo 14.o

Missão

A Unidade de Tesouraria tem por missão assegurar todos os recebimentos  e  pagamento  da  Estrutura  de  Pré- desconcentração Administrativa, cabendo-lhe a emissão dos recibos  indispensáveis  para  a  cobrança  das  quantias  que incumba àquelas Estruturas arrecadar.

 

Artigo 15.o

Competências

Incumbe à Unidade de Tesouraria:

Arrecadar e documentar as receitas cuja cobrança incumba às Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa;

Efectuar os pagamentos aprovados e autorizados, de acordo com o mapa mensal de pagamentos;

Controlar as disponibilidades reais em cofre e elaborar as folhas de caixa;

Assegurar a constituição, processamento, disponibilização e reposição dos fundos de maneio e adiantamentos;

Controlar a conta bancária da Estrutura de Pré-desconcentração Administrativa;

Executar outras actividades que no domínio da tesouraria lhe sejam cometidas.

 

CAPÍTULO III

Direcção, Chefias e Recursos Humanos

Secção I

Direcção e Chefias

Artigo 16.o

Direcção e Chefias

Os Serviços de Finanças dependem hierarquicamente do Secretário  do  Gestor  Distrital  e  são  dirigidos  por  um Coordenador.

As Unidades dos Serviços de Finanças são chefiadas por Chefes de Unidade, que dependem hierarquicamente do Coordenador dos Serviços de Finanças.

 

Artigo 17.o

Competências do Coordenador dos Serviços de Finanças

Compete ao Coordenador dos Serviços de Finanças:

Dirigir, supervisionar e coordenar a actuação de todos os serviços,  funcionários e agentes dos Serviços de Finanças das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa;

Articular e manter comunicação regular com o Secretário do Gestor Distrital e, sempre que possível, por meio deste, com os restantes órgãos e com os Serviços das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa;

Garantir a implementação pelas Unidades competentes do Serviço de Finanças, das orientações e directrizes emitidas pelo Secretário do Gestor Distrital;

Promover a atuação integrada entre as várias Unidades dos Serviços de Finanças;

Coordenar a preparação dos planos e orçamentos anuais do Serviço de Finanças e apresentá-los ao Secretário do Gestor Distrital, tendo em conta a legislação em vigor e as orientações emitidas;

Coordenar a preparação e apresentar relatórios periódicos e anuais de actividades e de contas ao Secretário do Gestor Distrital;

Acompanhar a execução dos planos e orçamentos anuais aprovados,  analisar regularmente os  desvios  à  atividade programada e assegurar a sua correção;

Dirigir  e  supervisionar  a  gestão  dos  recursos  humanos, financeiros e materiais afetos aos Serviços de Finanças, de acordo  com  a  legislação  em  vigor  e  as  orientações  do Secretário do Gestor Distrital;

Promover a articulação e o trabalho em rede com os demais serviços locais da administração pública;

Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas por lei, regulamento ou decisão administrativa superior.

 

Artigo 18.o

Competências dos Chefes de Unidade

Os Chefes de Unidade exercem as seguintes competências:

Submeter a despacho do Coordenar, devidamente instruídos e  informados,  os  assuntos  que  dependam  da  decisão deste;

Coordenar a elaboração dos planos e orçamentos anuais da  respectiva  Unidade  e  apresentá-los  ao  Coordenador, tendo  em  consideração  a  legislação  em  vigor  e  as orientações emitidas por este;

Coordenar a preparação e apresentar relatórios mensais e anuais de actividades e de contas ao Coordenador;

Dirigir  e  supervisionar  a  gestão  de  recursos  humanos, financeiros e  materiais afectos à respectiva  Unidade, de acordo  com  a  legislação  em  vigor  e  as  orientações  do Coordenador;

Promover a execução das decisões do Coordenador que respeitem à respectiva Unidade;

Definir os objectivos de actuação da respectiva Unidade, tendo em conta os objectivos gerais que hajam sido fixados pelo Coordenador;

Garantir a coordenação das actividades e a qualidade técnica das actividades que de si dependam;

Assegurar o cumprimento dos prazos adequados à eficácia da respectiva actividade;

Efectuar o acompanhamento profissional no local de trabalho,  apoiando  e  motivando  os  funcionários  e proporcionando-lhes  os  adequados  conhecimentos  e aptidões  profissionais  necessários  ao  exercício  do respectivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;

Divulgar junto dos funcionários os documentos internos e as normas de procedimentos a adoptar pelos serviços, bem como debater e esclarecer as acções a desenvolver para o cumprimento  dos  objectivos  da  Unidade,  de  forma  a garantir o empenho e a assumpção de responsabilidades por parte dos funcionários;

Identificar as necessidades específicas de formação dos funcionários da Unidade e propor a frequência das acções de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas  necessidades,  sem  prejuízo  do  direito  à  autoformação;

Proceder ao controlo efectivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos funcionários da respectiva Unidade.

 

Secção II

Recursos Humanos

Artigo 19.o

Quadros de pessoal, chefias e dirigentes

Os quadros de pessoal são aprovados nos termos do disposto pelo artigo 54.o, n.o 2 do Decreto-Lei n.o 4/2014, de 22 de Janeiro.

 

Artigo 20.o

Conteúdos funcionais

O conteúdo funcional de cada posição no quadro de pessoal dos  Serviços  de  Finanças  das  Estruturas  de  Pré- desconcentração Administrativa será estabelecido no manual de  organização  e  funcionamento  dos  respectivos  serviços, aprovado por despacho do Ministro da Administração Estatal.

 

CAPÍTULO IV

Disposições finais e transitória

Artigo 21.o

Receitas e despesas

Os Serviços de Finanças dispõem das receitas provenientes de dotações que lhe forem atribuídas no orçamento distrital ou  através  de  projectos  de  cooperação  com  outros organismos, nacionais ou estrangeiros, celebrados pelos órgãos legalmente competentes.

Constituem  despesas  dos  Serviços  de  Finanças  as  que resultem  de  encargos  decorrentes da  prossecução  das actividades que lhe estão cometidas.

 

Artigo 22.o

Regime transitório de nomeação e remuneração das chefias

Até à entrada em vigor do diploma legal que estabele o regime de  recrutamento  e  remuneração  dos  cargos  de  chefia  das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa, os cargos de chefia previstos pelo presente diploma são provisoriamente providos nos termos legalmente previstos para os demais cargos  de  chefia  da  administração  pública  e  são  equiparados, para efeitos remuneratórios:

a)   O Coordenador, a Director Distrital;

b)   Os Chefes de Unidade, a Chefes de Departamento.

 

Artigo 23.o

Omissões e Integração de lacunas

Compete  ao  Director-Geral  da  Descentralização Administrativa decidir sobre os casos omissos na aplicação do presente diploma e na integração das respectivas lacunas.

As decisões previstas pelo número anterior têm em conta o Estatuto Orgânico das Estruturas de Pré-desconcentração Administrativa e a demais legislação que, conforme o caso, seja aplicável.

 

Artigo 24.o

Entrada em vigor

O presente diploma entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

 

Díli, 3  Abril de 2014

O Ministro da Administração Estatal

 

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Jorge da Conceição Teme