REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE TIMOR-LESTE

DIPLOMA MINISTERIAL N.º 7/MS/VIGC/2015

de 15  de  Abril

REGULAMENTO PARA ABERTURA DE CONTA OFICIAL

 

Com o presente regulamento  pretende-se não só estabelecer as regras para a abertura de Contas Oficiais em nome das Divisões Orçamentais do Ministério da Saúde, assim como, minimizar os riscos tanto os funcionários como para Ministério da Saúde relacionados com transportado e a guarda de avultadas somas de dinheiro nas instalações dos serviços centrais, autónomos e territoriais do Ministério da Saúde.

 

Artigo 1 º

Objeto

 

O presente diploma regula os procedimentos para  abertura e gestão de contas bancarias em nome do Ministério da Saúde pelas Divisões Orçamentais (serviços centrais, autónomos e territoriais de saúde) no BNCTL, adiante designada Conta Oficial.

 

Artigo 2 º

Âmbito de aplicação

 

1.  O presente regulamento e aplicável a todos os serviços centrais, autónomos e territoriais do Ministério da Saúde.

 

2.   As Contas  Oficiais são abertas no BNCTL – Agencia da capital do Município/distrito onde os referidos serviços se encontram sediados.

 

Artigo 3 º

Normas aplicáveis

 

1.   A abertura, a gestão e movimentação das Contas Oficiais, obedecem ao estabelecido na Lei 13/2009, sobre o Orçamento e Gestão Financeira, Decreto do Governo n.º 01/2015, de 7 de Janeiro, Sobre Procedimentos de Finanças Públicas e Regras de Execução do Orçamento Geral do Estado para 2015, bem como, os regulamentos financeiros sobre a matéria, emitidos pelo Ministério das Finanças, no âmbito das suas competências.  

 

2.   Sem prejuízo do estabelecido no n.o 1, a abertura, a gestão e movimentação das Contas Oficiais obedecem, ainda, aos regulamentos bancários aplicáveis.

 

Artigo 4 º

Abertura de Contas Bancarias Oficiais

 

1.   A abertura de Contas Oficiais pelos serviços abrangidos por este regulamento só pode ser feito mediante documento de autorização do Diretor-Geral do Tesouro - Ministério das Finanças.

 

2.  A Conta Oficial deve ser aberta em nome da respectiva Divisão Orçamental do Ministério da Saúde e dela deve constar a palavra “Oficial”  (Exemplo: Conta Bancária Oficial dos Serviços de Saúde de Baucau).

3.  As Contas Oficiais não podem ser abertas em nome individual de qualquer funcionário ou representante oficial do MdS.

 

Artigo 5 º

Signatários

 

1.    A abertura e movimentação das Contas Oficiais é feita por signatários devidamente autorizados pelo Diretor-Geral do Tesouro.

 

2.    Para o efeito do número 1, o Ministério da Saúde submeterá ao Diretor-Geral do Tesouro- Ministério das Finanças, a lista das Divisões Orçamentais em nome das quais  pretende abrir Contas Oficiais, incluindo os nomes dos respetivos signatários mandatados, cargos que estes ocupam, os respetivos espécimes de assinaturas e cópias dos documentos de identificação, para cada Conta Oficial.

 

3.   Os signatários das Contas Oficiais constituem dois grupos (A e B) e cada grupo integra o signatário principal e o signatário secundário, conforme a tabela seguinte:

TABELA

 

signatário  principal

signatário  secundário

 

GRUPO -  A

 

Serviço Territorial de Saúde:

  • Vice Diretor do Serviço Distrital de Saúde

 

Serviços centrais e Autónomos :

  •  Diretor da Administração e Finanças 

 

Serviço Territorial de Saúde:

  • Diretor do SDS

 

 

Serviços Centrias e Autónomos: 

  • Diretor Executivo, 

 

 

GRUPO – B

 

Serviço Territorial de Saúde:

  • Oficial Sénior das Finanças 

 

Serviços Centrais e Autónomos:

  • Chefe Departamento Finanças

 

Serviço Territorial de Saúde :

 

  • Oficial das Finanças

 

Serviços Centrais e Autónomos:

  • Oficial Sénior das Finanças 

 

 

 

4.   Cada formulário do BNCTL ou cheque, para movimentação da Conta Oficial deve ser assinada, simultaneamente, por dois signatários autorizados, um de cada grupo (A e B).

 

5.  Os documentos para movimentação das Contas Oficiais devem ser assinados, preferencialmente, pelos signatários principais e, só na ausência ou impedimento destes serão assinados pelos signatários secundários.

 

Artigo 6 º

Procedimentos

 

1.  Após a obtenção da autorização das assinaturas dos signatários para as Contas Oficiais, emitida pelo Diretor-Geral do Tesouro,  os signatários (principal e secundário) de ambos os Grupo, A e B, para cada Conta Oficial, devem-se apresentar fisicamente na agência do BNCTL do distrito sede do respetivo serviço, para abertura da Conta Oficial, munidos dos seguintes documentos:

 

a)   Carta de Autorização do MdS, assinada pelo Diretor-Geral da Saúde e a autorização do Diretor-Geral do Tesouro;

 

b)   Cartão de Identidade emitido ou pela Comissão da Função Publica ;

 

c)   Cartão Eleitoral; 

 

d)   Uma fotografia.

 

2.  O “BNCTL GIRO impresso” (Anexo 1) será preenchido por todos os signatários, no momento da abertura da conta, da qual devem constar as espécimes das assinaturas para verificação pela Agência local do BNCTL .

 

3.   Um “Extracto Bancário em Branco “ (Anexo 2) será en-tregue ao funcionário do MdS, no momento da abertura da conta bancária. Este será utilizado no processo de registo do usuário titular da conta o qual constará também na Folha de Apuração.  O “Extrato Bancário em Branco original” será enviado para a Direção Nacional das Finanças do Ministério da Saúde que irá completar o “Formulário de Inscrição do Usuário” (Anexo 3) para criar o código do usuário na Folha de Apuração para cada conta bancária de acordo com o artigo 7 (abaixo).

 

O “Extrato Bancário em Branco” terá os seguintes detalhes:

 

·   A data em que foi aberta a conta bancária ,

 

·   O número da conta bancária ,

 

·   O nome atribuído a conta bancária,  e

 

·   O nome da Agência do BNCTL.

 

A Unidade Distrital contemplada com a respectiva dotação orçamental irá criar uma “Pasta para Arquivo de Extratos Bancários” e manterá uma cópia do pedido e extrato bancário em branco para seus registos a ser lançados nessa mesma pasta.

 

Artigo 7 º

 Substituição de Signatários

 

1.  Em caso de ausência ou impedimento permanente de um dos signatários da Conta Oficial, por falecimento, transferência para outro serviço, demissão do cargo e outras situações do género, o facto dever ser comunicado ao BNCTL e à Direção Nacional das Finanças do MdS para dar  inicio aos procedimento para a sua substituição.

 

2.  Os procedimentos para substituição de um signatário são os previstos para abertura de conta oficial, descritos no artigo anterior e têm início com o envio de uma carta fundamentada da Divisão Orçamental interessada à DNGFA.

 

Artigo 8 º

Registo de Fornecedor no sistema da Folha de Apuramento

 

1.  O Departamento das Finanças do MdS preenche o “Formulário de Registo de Fornecedor” (Anexo 4) para cada Divisão Orçamental (Serviços Centrais, Autónomos e Territoriais de Saúde). 

 

2.  O Extrato Bancário em branco, recebido pela Divisão Orçamental, será anexado ao formulário do Fornecedor.

 

3.   Uma vez completo o seu preenchimento, o formulário será submetido ao Departamento de Gestão Financeira do MdS e uma cópia, devidamente assinada, ficará arquivada na respectiva pasta da Divisão Orçamental, mantida no Departamento das Finanças do MdS. (Anexo 4 )

 

Artigo 9 º

Primeiro Pedido de transferência de Fundos

 

O primeiro pedido de fundos disponíveis no orçamento alocado pelo MdS é transferido para a Conta Bancária do Serviço Centrais, Autónomo ou Territorial de Saúde, após o Registo do “código de fornecedor” e o processamento do CPC ter completado o correspondente “Pedido de Pagamento” trimestral .

 

Artigo 10 º

Movimentação da Conta Oficial

 

1.   Todos os depósitos, levantamentos ou transferências são efectuados através do uso do “Formulário do BNCTL” apropriado (Anexo 3) e assinados por ambos os signatários autorizados no momento da transação.

 

2.   Quando os fundos forem levantados das Contas Oficiais e não tenham sido utilizados para os fins a que se destinavam, devem ser depositados na mesma conta oficial no mesmo dia ou, o mais tardar, no dia útil seguinte.

 

3.   Todos os signatários autorizados a movimentar ou gerir as Contas Oficiais devem efetuar o registo de cada transação autorizada/realizada, bem como, elaborar o respetivo relatório para a posterior prestação de contas.

 

4.    A reconciliação contável dos registos efetuados na Conta Oficial, devem ser realizados no período máximo de 7 dias após o final de cada mês, por cada uma das Unidades (observados os números 3, 4 e 5 do artigo 11 º e o artigo 13º) .

 

Artigo 11 º

Extrato Bancário

 

1.  O extrato bancário mensal da Conta Oficial é emitido pelo  Banco BNCTL, na primeira semana do mês seguinte a que disser respeito e, deve ser levantado neste período pelo Diretor Financeiro ou funcionário devidamente mandatado por ele.

 

2.    Do extrato bancário devem constar todas as movimentações operadas na Conta Oficial durante o mês a que disser respeito.

3. O Diretor Financeiro deve analisar o extrato bancário, comparando-o com os registos efetuados no “Livro de Registos Bancários” para garantir que todas as movimentações tenham sido registadas.

 

4.   Será ainda realizada uma “Reconciliação Bancária”, segun-do os preceitos delineados pelo Procedimento Padrão de Reconciliação de Extratos. O formato da reconciliação bancária consta do Anexo 5.

 

5. Qualquer erro verificado no extrato bancário deve ser abordado com o BNCTL, imediatamente. Para além das diferenças temporais tais como cheques ainda não processados, todos os outros itens de reconciliação devem ser investigados e apurados. Esta reconciliação deve ser revista e assinada pelo funcionário mais graduado do Departamento das Finanças e não pelo funcionário que preparou ou efetuou os lançamentos. 

 

Artigo 12 º

Taxas Bancárias

 

1.   O BNCTL não cobrará taxas ao MdS pela abertura e uso de Contas Oficiais, conforme acordado com a Direção-Geral do Tesouro do MdF.

 

2.   O BNCTL pode cobrar taxas por transferência de fundos para outros Bancos, nomeadamente no caso de pagamentos a Fornecedores.

 

3.   O BNCTL cobrará taxas pela emissão de cópias do extrato bancário mensal. Esta taxa deve ser paga através da dotação orçamental do MdS, codificada na rubrica “Encargos Bancários”, sob a referência numérica - # 7001.

 

4.  Todas as taxas bancárias devem ser registadas como despesas bancárias no “Livro de Registos Bancários “ na coluna de alocação sob o orçamento do MdS.

 

5.    O Departamento de Finanças do MdS, mantém as Divisões Orçamentais informadas sobre as referidas alterações.

 

Artigo 13 º

A reconciliação Bancária e o Livro da Conta Bancária

 

1. O funcionário do sector financeiro de cada Divisão Orçamental deve manter um “Livro de Conta Bancária”, em formato EXCEL, no qual deve registar, detalhadamente, todas as movimentações autorizadas e efetuadas na respectiva conta bancária.

 

2.   Uma cópia do “Livro de Conta Bancária” contendo todas as movimentações autorizadas e efectuadas durante o mês anterior, juntamente com o documento de Reconciliação Bancaria, são remetidos ao Departamento da Gestão Orçamental Interna do MdS mensalmente, para revisão e produção de relatório das atividades levadas a cabo pelas Divisões Orçamentais.

 

3.  Os registos no livro de conta bancária, reconciliações mensais e documentação de apoio devem ser conservados por um período de sete anos, em sistemas facilmente recuperáveis de acordo com os procedimentos do Ministério da Saúde e, devem estar disponíveis para inspeção pelo Departamento de Finanças do Ministério da Saúde, Ministério das Finanças - IGS, GIFA ou Auditores Independentes, sempre que for necessário.

 

Artigo 14 º

Entrada em vigor

 

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

 

Ministra da Saúde

 

 

Dra. Maria do Céu  Sarmento  P. da Costa