Unidade de Aprovisionamento Descentralizado
REPÚBLICA DEMORCRÁTICA DE TIMOR LESTE
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Unidade de Aprovisionamento Descentralizado
ORGÂNICA DA UNIDADE DE APROVISIONAMENTO DESCENTRALIZADO
A Lei Orgânica do Ministério da Justiça, aprovada pelo Decreto-Lei nº.10/2019, de 14 de junho, prevê, no seu artigo 25.º, as competências atribuidas à Unidade de Aprovisionamento Descentralizado, como objectivo a realização dos procedimentos de aprovisionamento e de gestão de contratos públicos em que intervenham os órgãos do ministério.
A criação de uma unidade de aprovisionamento descentralizado que, na dependência direta do Ministro da Justiça, será responsável pela organização e tramitação dos procedimentos de aprovisionamento público que visem satisfazer as necessidades no ministério neste domínio, bem como a gestão
dos contratos públicos em que intervenham os órgão deste departamento governamental.
À Unidade de Aprovisionamento Descentralizado incumbelhe assegurar prestação de serviços públicos nos domínios de gestão de procedimentos de aprovisionamento, de gestão e monitorização de contratos públicos e de administração e arquivo.
Assim, o Governo, pelo Ministro da Justiça, manda ao abrigo do disposto no art. 31.º do Decreto-lei n.º 10 / 2019, de 14 de junho, publicar o seguinte diploma:
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.º
Objeto
O presente diploma tem por objeto a definição da estrutura orgânica da Unidade de Aprovisonamento Descentralizado do Ministério da Justiça.
Natureza e Atribuições
1. A Unidade de Aprovisionamento Descentralizado, abreviadamente designada por UAD, é o serviço central do MJ responsável pela realização dos procedimentos de aprovisionamento e pela gestão e monitorização dos contratos públicos em que intervenham os órgãos do ministério.
2. Compete à UAD:
a. Participar na gestão dos ativos, estudar as necessidades de aquisição de bens e serviços e providênciar a sua satisfação de acordo com o orçamento, o plano
anual de atividades e o plano de aprovisionamento do MJ;
b. Elaborar e submeter à aprovação superior a proposta do plano de aprovisionamento e respetivos relatórios de progressos;
c. Gerir e assegurar a tramitação dos processos administrativos para aquisição de bens ou de serviços para o MJ, em conformidade com as normas jurídicas
em vigor para os procedimentos de aprovisionamento;
d. Avaliar a necessidade de aquisição de bens ou de serviços para o MJ e as estimativas de custos detalhados para as mesmas;
e. Garantir a execução e o cumprimento dos contratos públicos de aquisição de bens e serviços ou de execução de obras para o MJ, e propor a atualização
dos respetivos termos ou a eventual renovação dos mesmos;
f. Cooperar na padronização dos equipamentos, materiais e serviços do MJ;
g. Estudar, propor e executar as medidas necessárias ao desenvolvimento da política do MJ em matéria de edificações e infraestruturas necessárias para a
instalação dos órgãos ou serviços do MJ ou de serviços que atuam na área da justiça, coordenando com outros órgãos ou organismos do Estado quando tal se revelar necessário;
h. Acompanhar e supervisionar as atividades relacionadas com os projetos de construção de edificações e demais infraestruturas do MJ, coordenando com os serviços e as entidades relevantes, sempre que necessário;
i. Manter atualizado um arquivo de todos os processos de aprovisionamento do MJ, garantindo a conservação dos documentos pelo período mínimo que está previsto na lei;
j. Gerir e manter atualizado um ficheiro de fornecedores do MJ.
SUBORDINAÇÃO E COMPETÊNCIAS
Secção I
Subordinação
Artigo 3.º
Superintendência
1. A UAD é dirigida por um Chefe de Unidade de Aprovisionamento, equiparado a Diretor Nacional para efeitos de remuneração, nomeado nos termos do regime de cargos de direção e de chefia da administração pública e diretamente subordinado ao Ministro.
2. As unidades orgânicas do MJ que requeiram a abertura de procedimentos de aprovisionamento fazem se representar junto da UAD durante a tramitação e até à conclusão dos mesmos.
Chefia dos Departamentos
1. Os departamentos são chefiados por um chefe de departamento, nomeados nos termos da lei.
2. A definição de competências dos funcionários, a distribuição interna de tarefas, bem como a planificação de atividades e sua respetiva orcamentação, constituem responsabilidade do Chefe da UAD e carecem de aprovação do Ministro da Justiça.
Competências
Artigo 5.º
Chefe Unidade
Compete a Chefe Unidade de Aprovisionamento Descentralizado:
a. Gerir e coordenar os trabalhos dos departamentos da Unidade de Aprovisionamento Descentralizado do Ministério;
b. Remeter para aprovação superior o Plano Anual de Aprovisionamento em concordância com as necessidades das diversas Direções Gerais, Nacionais, Gabinetes e Organismos sob tutela do Ministério da Justiça;
c. Assegurar a elaboração, análise e envio dos relatórios trimestrais, semestrais e anuais do plano de aprovisionamento aprovado superiormente;
d. Gerir e desenvolver o próprio orçamento anual da Unidade de Aprovisionamento Descentralizado;
e. Verificar as necessidades das divisões de forma a colmatar carências extra plano do próprio ano e necessidades para a elaboração do plano dos anos seguintes do Ministério da Justiça;
f. Coordenar a verificação de existência de cabimento orçamental para abertura dos procedimentos de aprovisionamento e consequentemente a celebração de contratos públicos no âmbito do aprovisionamento;
g. Proceder a avaliação do desempenho dos funcionários na sua dependência, assegurando a correspondência do resultado da avaliação com o desempenho comprovado no funcionário nos termos da lei;
h. Garantir a aprovação superior, para implementação do plano de aprovisionamento para o Ministério da Justiça;
i. Assegurar a execução dos procedimentos de aprovisionamento para aquisição de bens e serviços, capital menor e capital de desenvolvimento segundo o calendário, o plano de aprovisionamento, plano de ação anual e em observância das normas legais e procedimentos aplicáveis;
j. Garantir que todos os procedimentos de aprovisionamento reúnem todos os documentos e estão em concordância com a tramitação prevista no Regime Jurídico de aprovisionamento (RJA) em vigor;
k. Acompanhar a execução e cumprimento dos contratos de aprovisionamento de bens e de serviços do Ministério da Justiça, e assegurando a atualização das respetivas clausulas contratuais e/ou a sua eventual renovação;
l. Assegurar que todos os contratos públicos celebrados para a aquisição de bens, serviços entre outros de acordo com o previsto no Regime Jurídico de Contratação Pública (RJCP) atualizado;
m. Monitorizar e supervisionar a gestão de arquivo de todos os processos de aprovisionamento do Ministério da Justiça, garantindo a conservação dos documentos nos prazos previstos na lei;
n. Atestar que a base de dados com o profile das companhias é mantido atualizado e aprovado superiormente, de forma a ser utilizado de acordo com as necessidades de aprovisionamento do Ministério;
o. Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas por lei ou por decisão superior.
Chefe de Departamento
1. Os Chefes de Departamentos são responsáveis pela direção, coordenação e execução técnica das competências do departamento que chefiam.
2. Compete aos Chefes de Departamento :
a. Submeter a despacho do respetivo Chefe da Unidade, devidamente instruídos e informados, os assuntos que dependam da decisão deste;
b. Superintender os serviços do respetivo departamento, coordenar e dirrigir a sua atividade nos termos da lei e de acordo com a orientação do Chefe da Unidade;
c. Orientar e supervisionar as atividades dos funcionários na sua dependência, promovendo um desempenho exemplar por estes;
d. Assegurar um processo de consulta regular com o Chefe da Unidade;
e. Elaborar e apresentar relatórios periódicos de atividades do serviço ao superior hierárquico imediato;
f. Definir os objetivos de atuação do departamento, tendo em conta os objetivos gerais que haja sido fixado pelo Chefe da Unidade;
g. Garantir o cumprimento das responsabilidades do departamento;
h. Promover a realização de reuniões de trabalho periódicas com os funcionários do departamento, de modo a estar permanentemente informado sobre atividades dos serviços da Chefe da Unidade;
i. Estabelecer as necessárias linhas de coordenação com os demais departamentos da respetiva direção e demais serviços, garantido o seu bom funcionamento;
j. Exercer as demais competências que lhe sejam cometidas por lei ou superiormente delegadas.
ESTRUTURA ORGÂNICA FUNCIONAL
Seção I
Estrutura
Artigo 7.º
Estrutura Orgânica
À Unidade de Aprovisionamento Descentralizado, composto pelos seguintes departamentos:
a. Departamento Gestão de Procedimentos de Aprovisionamento;
b. Departamento de Gestão e Monitorização de Contratos;
c. Departamento de Administração e Arquivo;
Estrutura e Funcionamento dos Departamentos
Departamento de Gestão de Procedimentos de Aprovisionamento
Compete ao Departamento de gestão e monitorização dos procedimentos de Aprovisionamento seguinte:
a. Executar todos os procedimentos de aprovisionamento para aquisição de bens e serviços, capital menor e capital de desenvolvimento segundo o calendário, o plano de aprovisionamento, plano de ação anual e em observância das normas legais e procedimentos aplicáveis;
b. Preparar os documentos dos procedimentos de aprovisionamento, tais como, concurso público nacional e concurso internacional, concurso limitado, concurso restrito, por negociação ou de propostas em duas etapas, por solicitação por cotação, por ajuste direto e por procedimento simplificado, de acordo com a lei em vigor;
c. Registar no sistema do Freebalance no modulo “procurement module” todos os procedimentos de aprovisionamento;
d. Elaborar os anúncios de abertura dos procedimentos de aprovisionamento a remeter para aprovação superior e garantir a sua publicação atempada;
e. Remeter para aprovação superior os pedidos para nomeação das equipas para Comissão de Abertura dos invólucros e para a Comissão de Avaliação das propostas;
f. Apresentar à Comissão de avaliação os documentos dos procedimentos de aprovisionamento para a Comissão de avaliação das propostas ser célere, transparente e imparcial;
g. Garantir que a publicação dos resultados dos procedimentos de aprovisionamento estejam em conformidade com os requisitos administrativos e disposições legais em vigor;
h. Assegurar os anúncios dos resultados dos diversos procedimentos de aprovisionamento estejam de acordo com o resultado do júri e com as regras em vigor;
i. Manter um sistema de registo digitalizado, completo, atualizado e abrangente a todos os processos de aprovisionamento;
j. Preparar e submeter à apreciação superior os relatórios trimestrais, semestrais e anuais;
k. Exercer as demais atribuições que lhe sejam conferidas por lei ou por decisão superior.
Departamento de Gestão e Monitorização de Contratos
Compete ao Departamento de gestão e monitorização de contratos o seguinte:
a. Submeter à apreciação superior as propostas de adjudicação para os contratos públicos dos procedimentos de aprovisionamento;
b. Garantir a celebração dos contratos para aquisição de bens e serviços, capital menor e capital de desenvolvimento decorrentes dos procedimentos de aprovisionamento e de acordo com a lei;
c. Apresentar o contrato público para a companhia vencedora do procedimento de aprovisionamento e assegurar a sua assinatura de forma a que seja executado de acordo com as condições e inspeções previstas;
d. Garantir que as Direções Gerais, Nacionais, Gabinetes e Organismos sob tutela do Ministério da Justiça emitam relatórios de entrega e inspeção para assegurar o cumprimento das condições previstas no contrato e de acordo com o requerido;
e. Assegurar a gestão de contrato atualização e renovação dos contratos públicos, em coordenação com os departamentos competentes das Direções Gerais, Nacionais, Gabinetes e Organismos sob tutela do Ministério da Justiça;
f. Controlo das garantias bancárias
g. Preparar e submeter à apreciação superior os relatórios trimestral, semestral e anual;
h. Exercer as demais atribuições que lhe sejam conferidas por lei ou por decisão superior.
Departamento de Administração e Arquivo
Compete ao Departamento de Administração e Arquivo o seguinte:
a. Elaboração do Plano Anual, Plano Orçamento e Plano de Aprovisionamento em concordância com as necessidades das diversas Direções Gerais, Nacionais, Gabinetes e Organismos sob tutela do Ministério da Justiça e remeter o Plano para aprovação superior;
b. Acompanhar o Plano Anual de Aprovisionamento e emitir relatórios de progressos trimestrais, semestrais e anuais;
c. Elaborar a documentação a ser publicada para reunir os “Profile Company” dos fornecedores, avaliar os docu-mentos submetidos e remeter para aprovação superior de forma a ser criada uma base de dados;
d. Garantir a atualização recorrente da base de dados dos fornecedores;
e. Identificar e efetuar pesquisas de mercado para identificar os preços de mercado segundo as necessidades previstas no Plano de Aprovisionamento e submeter para a aprovação superior;
f. Garantir a existência de cabimento orçamental, programas e atividades previstos no plano de aprovisionamento aprovado para dar início à preparação dos documentos dos procedimentos de aprovisionamento;
g. Manter atualizado um arquivo de todos os processos de aprovisionamento do Ministério da Justiça, garantindo a conservação dos documentos pelo período estipulado na Lei;
h. Exercer as demais atribuições que lhe sejam conferidas por lei ou por decisão superior.
